Ein Fahrtenbuch wird dann geführt, wenn der Arbeitnehmer für den Arbeitgeber mit dem eigenen Fahrzeug eine Dienstreise unternehmen muss. Dabei werden alle relevanten Daten dokumentiert.

Fahrtenbuch

In einem Fahrtenbuch werden all die Fahrten aufgezeichnet und dokumentiert, die im Zuge einer Dienstreise mit dem eigenen Fahrzeug unternommen werden. Vor allem soll es diese Fahrten für die Finanzabteilung ein Nachweis sein, aufgrund der Ansprüche für die Kosten, die bei der Fahrt entstehen ist es aber auch für den Arbeitgeber interessant und relevant.

Inhalt

Im Fahrtenbuch müssen alle Fahrten im Zuge der Dienstreise aufgezeichnet werden, sowohl die Fahrten für den Arbeitgeber als auch diejenigen, die im privaten Rahmen durchgeführt werden. Hierbei werden z. B. das Datum, der Ausgangsort, das Ziel, der Zweck der Fahrt, die zurückgelegten Kilometer (am besten mit Kilometerstand beim Beginn und beim Ende der Fahrt) und die Dauer der Fahrt notiert.

Werden die privaten Fahrten im Rahmen der Dienstreise niedergeschrieben, muss dafür kein Zweck angegeben werden.

Das Fahrtenbuch muss übersichtlich gestaltet sein, damit man sofort alle relevanten Daten herauslesen kann. Außerdem muss es fortlaufend geführt werden und nicht durcheinander. Zudem sollte die Aufzeichnung der Daten der Fahrt möglichst zeitnah erfolgen, wodurch es glaubwürdiger wird. Und das allerwichtigste ist es natürlich, immer ehrlich zu sein.

Aufzeichnung

Üblicherweise werden vorgefertigte Fahrtenbücher verwendet. Diese kann man z. B. beim ÖAMTC (Österreichischer Automobil-, Motorrad- und Touringclub) und bei ARBÖ (Auto-, Motor- und Radfahrerbund Österreich) gekauft werden.

Oft ist es aber auch genug, einen Taschenkalender oder ein elektronisches Fahrtenbuch zu nutzen. Dafür sollte eine ordentliche und übersichtliche Vorlage erstellt werden. Um eine Vorstellung dazu zu bekommen, folgt unten eine Mustervorlage, an die man sich halten kann.

Die Eintragung der Daten muss immer mit der Hand und einem Stift erfolgen, der nicht ausradiert werden kann, damit die Daten nicht einfach nach der Eintragung wieder geändert werden können.

Ob der Prüfer das Fahrtenbuch akzeptiert oder nicht liegt immer in seinem eigenen Ermessen. Da eine Excel-Tabelle im Nachhinein leicht manipuliert werden könnte, kann es sein, dass ein solches Fahrtenbuch nicht angenommen wird. Dieser Punkt sollte am besten noch vor der ersten Dienstreise mit dem Arbeitgeber abgeklärt werden, damit hier keine Missverständnisse aufkommen können.

Vorlage

DatumBeginn der FahrtEnde der Fahrtgefahrene kmZweck der Dienstreise
OrtZeitkm-StandOrtZeitkm-Standberuflichprivat
Unterschrift Dienstnehmer:Summe

Auf dem Dokument müssen außerdem noch der Name des Dienstnehmers, das Kalenderjahr und das Kalenderjahr des Fahrzeugs aufgeschrieben werden, zusätzlich sollte die Route zumindest einigermaßen auf einer Karte verzeichnet werden.

Das Fahrtenbuch könnte also wie folgt aussehen:

Fahrtenbuch

Fahrtenbuch – Muster

Aufbewahrung

In Österreich liegt die Aufbewahrungspflicht bei sieben Jahren, in Deutschland und Teilen der Schweiz bei zehn Jahren.

 

Quellen

https://www.help.gv.at/Portal.Node/hlpd/public/content/209/Seite.2090003.html

http://www.wth.at/wp-content/uploads/fahrtenbuch.pdf