Ein Fahrtenbuch wird dann geführt, wenn der Arbeitnehmer für den Arbeitgeber mit dem eigenen Fahrzeug eine Dienstreise unternehmen muss. Unternehmer müssen auch selbst ein Fahrtenbuch führen, wenn Sie Kilometergeld als Ausgaben ansetzen wollen. Dabei müssen alle relevanten Daten vollständig dokumentiert sein.

Fahrtenbuch

Warum benötigt man ein Fahrtenbuch?

In einem Fahrtenbuch werden all die Fahrten aufgezeichnet und dokumentiert, die im Zuge einer Dienstreise mit dem eigenen Fahrzeug unternommen werden. Vor allem für die Buchhaltung sollen diese Fahrten ein schriftlicher und damit verbindlicher Nachweis sein.

Wer mit seinem Arbeitgeber Reisekosten mit dem privaten Dienstwagen abrechnen möchte, kommt um eine Dokumentation nicht herum. Ohne Nachweis könnte das Finanzamt schließlich glauben, Sie bessern sich illegal Ihr Gehalt auf.

Das amtliche Kilometergeld in Österreich liegt bei 0,42 € pro gefahrenem Kilometer – um es zu erhalten müssen sie die Wegstrecken entsprechend nachweisen. Wenn Sie dienstlich Mitfahrer im Auto haben, steigt das Kilometergeld um 0,05 € pro Kilometer.

Inhalt des Fahrtenbuchs

Im Fahrtenbuch müssen alle Fahrten im Zuge einer Dienstreise aufgezeichnet werden. Sowohl die Fahrten für den Arbeitgeber als auch diejenigen, die im privaten Rahmen durchgeführt werden.

Hierbei werden z. B. das Datum, der Ausgangsort, das Ziel, der Zweck der Fahrt, die zurückgelegten Kilometer (am besten mit Kilometerstand beim Beginn und beim Ende der Fahrt) und die Dauer der Fahrt notiert.

Werden die privaten Fahrten im Rahmen der Dienstreise niedergeschrieben, muss dafür kein Zweck angegeben werden.

Das Fahrtenbuch muss übersichtlich gestaltet sein, damit man sofort alle relevanten Daten herauslesen kann. Außerdem muss es fortlaufend geführt werden. Zudem sollte die Aufzeichnung der Daten der Fahrt möglichst zeitnah erfolgen, wodurch es glaubwürdiger wird. Und das allerwichtigste ist es natürlich: immer ehrlich zu sein.

Korrekte Aufzeichnung

Üblicherweise werden vorgefertigte Fahrtenbücher verwendet. Diese können Sie z. B. bei Automobilclubs oder im Buchhandel erwerben.

Oft ist es aber auch ausreichend, einen Taschenkalender oder ein elektronisches Fahrtenbuch zu nutzen (welches später idealerweise handschriftlich übertragen wird). Dafür sollte eine ordentliche und übersichtliche Vorlage erstellt werden. Um eine Vorstellung dazu zu bekommen, folgt unten eine Mustervorlage, an die Sie sich halten können

Die Eintragung der Daten muss immer mit der Hand und einem Stift erfolgen, der nicht ausradiert werden kann, damit die Daten nicht einfach nach der Eintragung wieder geändert werden können.

Ob der Prüfer das Fahrtenbuch akzeptiert oder nicht liegt immer in seinem eigenen Ermessen. Da eine Excel-Tabelle im Nachhinein leicht manipuliert werden könnte, kann es sein, dass ein solches Fahrtenbuch nicht angenommen wird. Dieser Punkt sollte am besten noch vor der ersten Dienstreise mit dem Arbeitgeber abgeklärt werden, damit hier keine Missverständnisse aufkommen können.

Fahrtenbuch-Vorlage

Auf dem Dokument müssen grundsätzlich der Name des Dienstnehmers und das Kalenderjahr und das Kennzeichen des Fahrzeugs vermerkt sein.

Folgende Inhalte sind im Fahrtenbuch notwendig:

  • Datum
  • Beginn der Fahrt (mit Ort, Abfahrtszeit, Kilometerstand bei Abfahrt)
  • Ende der Fahrt (mit Ort, Ankunftszeit, Kilometerstand bei Ankunft)
  • gefahrene Kilometer beruflich oder privat
  • Zweck der Dienstreise

Das Fahrtenbuch könnte in der Vorlage wie folgt aussehen:

Fahrtenbuch

Fahrtenbuch – Muster

Aufbewahrung des Fahrtenbuchs

In Österreich liegt die Aufbewahrungspflicht bei sieben Jahren, in Deutschland und Teilen der Schweiz sogar bei zehn Jahren.

Quellen und weitere Informationen