In diesem Artikel soll es um die Berechnung von Personalkosten gehen. Vor der Einstellung eines neuen Mitarbeiters sollte auf viele Kostenfaktoren geachtet werden, auf die im Folgenden eingegangen wird.
Was genau sind Personalkosten?
Personalkosten sind die Kosten, die dem Arbeitgeber entstehen, wenn er Mitarbeiter einstellt und einsetzt. Vor allem zählen hier die Löhne und Gehälter, oder auch Bruttoarbeitsentgelte genannt, hinzu. Es ist unabdingbar diese Kosten in die Unternehmensplanung einzubeziehen. Zudem sollte die Lohnabrechnung nicht nur für den Arbeitnehmer, sondern auch für Behörden wie das Finanzamt übersichtlich und leicht nachzuvollziehen sein. Eine unkomplizierte Lohnabrechnung kann mit einer Software wie der von Papershift schnell mit wenigen Klicks erstellt werden, sodass nicht mehr Stunden als notwendig in die Buchhaltung des Unternehmens fließen müssen.
Warum muss man Personalkosten kalkulieren?
Personal einzustellen kann einen Großteil der Ausgaben eines Unternehmens ausmachen. Deshalb ist es wichtig eine Personalkostenplanung oder -kalkulation vorzunehmen, um den Überblick über die Ausgaben und das verbleibende Budget zu gewinnen.
Wichtige Faktoren der Berechnung
Bei der Berechnung der Personalkosten sollten stets Jahreswerte für eine langfristige Planung genommen werden. Die wichtigen Faktoren zur Berechnung der Personalkosten und der damit verbundenen Nebenkosten sind neben dem eigentlichen Bruttoarbeitsentgelt (direkte Lohnkosten) die Kranken-, Pflege-, Arbeitslosen- und Pensionsversicherung (indirekte Lohnkosten). Diese bilden die gesetzlichen Sozialabgaben.
Je nach Arbeitsvertrag gibt es zusätzlich Kosten wie Urlaubs- und Weihnachtsgeld, Krankengeld, Ausbildungs- und Weiterbildungskosten und Kosten für den Arbeitsplatz und die Ausrüstung des Arbeitsplatzes. Begibt der Mitarbeiter sich aus beruflichen Gründen auf Reise (Messen, Kundentermine in anderen Städten/ Ländern, etc.), übernimmt der Arbeitgeber üblicherweise auch die Kosten für die Reise, Unterkunft und Bewirtung.
Arbeitgeber können zusätzliche weitere Sozialleistungen für den Arbeitnehmer bezahlen. Denkbar sind die Altersvorsorge, Bonus- und Rabattangebote bei anderen Dienstleistern wie Kinos, Fitnessstudios oder ähnlichen und Vermögensbildungsprogramme.
Es kommen also einige Kosten auf den Arbeitgeber neben dem Arbeitsentgelt zu, die vor Einstellung kalkuliert werden sollten.
Was bekommt der Arbeitnehmer?
Aber nicht nur auf der Seite des Arbeitgebers sind Sozialabgaben zu entrichten. Auch der Arbeitnehmer muss zu einem gewissen Anteil, einen Teil seines Entgelts an Behörden entrichten. Je nach Vertragsmodell kommen dann auch Steuern dazu, die vom Bruttoarbeitsentgelt abgehen. Der Steuersatz richtet sich nach der Steuerklasse des Arbeitnehmers.
Alternativen zu Festangestellten
Alternativen kommen für den Arbeitgeber vor allem dann infrage, wenn Kosten gespart oder keine Mitarbeiter fest angestellt werden sollen. Hier sind vor allem zwei Modelle beliebt: freie Mitarbeiter und Minijobber.
Freie Mitarbeiter
Statt einer Festanstellung wird mit dem freien Mitarbeiter ein Vertrag abgeschlossen. Der freie Mitarbeiter stellt seine erbrachte Dienstleistungen dann am Monatsende dem Unternehmen, mit dem der Vertrag abgeschlossen wurde, in Rechnung. Freie Mitarbeiter sind häufig unter dem Begriff Freelancer bekannt.
Ein Kostenvorteil und eine Arbeitsaufwandsentlastung für den Arbeitgeber ist dabei, dass der Mitarbeiter die Steuern selbst abführt und sich selbst sozialversichert.
Minijobs
Häufig sind Studierende oder Arbeiter, die nur bis zu 20 Stunden ungefähr die Woche beschäftigt sein wollen, interessiert daran, neben dem Studium oder ähnlichem einen Minijob auszuüben. Diese geringfügige Beschäftigung geht in der Regel mit einem Verdienst von 450 € einher. An Kosten für den Arbeitgeber entstehen dann circa 30 % an Lohnsteuer und Sozialversicherungsabgaben.
Fazit: Die wichtigsten Punkte zusammengefasst
Es ist klar geworden, dass eine Personalkostenkalkulation für Unternehmer essenzieller Bestandteil der Liquiditätsplanung ist. Vor allem sollte vorher dem Recruiting neuer Mitarbeiter überlegt werden, wie viele Mitarbeiter insgesamt beschäftigt werden können und welche Beschäftigungsverhältnisse in finanziellen und personellen Rahmen angeboten werden können. Neben den genannten Alternativen zur Festanstellung gibt es viele weitere Vertragsmodelle zur Beschäftigung von Mitarbeitern wie Teilzeit, Zeitarbeit oder Werkstudenten. Die Abgaben, die seitens des Unternehmens und des Arbeitnehmers gezahlt werden müssen, variieren stark, weshalb es sinnvoll ist, sich beim zuständigen Finanzamt zu informieren.