Die Registrierkassenpflicht: Welche Registrierkasse kaufen?

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In Österreich wurde für die Steuerreform des Jahres 2015/2016 die Registrierkassenpflicht beschlossen.

Gültigkeit hat die Registrierkassenpflicht in Österreich für sämtliche Unternehmen, die über einen Umsatz von mehr als 15.000 Euro im Jahr verfügen und mehr als 7.500 Euro an Barumsätzen haben. Zu Letzteren zählen auch Gutscheine, Kredit- und Bankkarten.

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Allgemeines zur Registrierkassenpflicht

Mit der Einführung der Registrierkassenpflicht in Österreich soll dem Steuerbetrug bei der Unternehmenssteuer entgegengewirkt werden. Neben der Verhinderung von Manipulationen am Umsatz sollen die Belege zeitgleich zur Erleichterung des Nachweises von Steuern beitragen.

Durch diese Einführung sollen insbesondere Unternehmen, die sehr viele barzahlende Kunden haben, besser kontrolliert werden können. Unternehmen hingegen, die kaum Kunden haben, welche ihre Dienstleistungen oder Waren in bar bezahlen oder die relativ klein sind, benötigen keine Registrierkassa.

Einführung in zwei Stufen

Die Einführung der neuen Registrierkassenpflicht erfolgt in Österreich in zwei Stufen. Zum 01. Januar 2016 werden die Belegpflicht sowie die elektronische Aufzeichnung eingeführt. Ab dem 01. Januar 2017 macht sich dann eine technische Sicherheitseinrichtung erforderlich.

Die Belegpflicht

Mit Datum vom 01. Januar 2016 ist jeder Betrieb – selbst wenn er sich unterhalb der vorgeschriebenen Umsatzgrenze befindet – verpflichtet, für Barzahlungen Belege zu erstellen. Dieser Beleg ist dem Käufer zu übergeben. Der Kunde hingegen hat die Pflicht, diesen anzunehmen und für etwaige Kontrollen außerhalb des Geschäfts bei sich zu tragen.

Beinhalten muss ein solcher Beleg nachfolgende Daten:

  • Name des Leistungsträgers
  • Fortlaufende Nummer
  • Datum der Ausstellung des Belegs
  • Bezeichnung und Anzahl der Ware oder der Dienstleistung
  • Summe der Barzahlung

Findet die technische Sicherheitseinrichtung Verwendung, müssen zudem das Datum der Ausstellung

  • der Betrag der Barzahlung – getrennt nach Steuersätzen
  • der maschinenlesbare Code, beispielsweise QR-Code
  • die Uhrzeit der Ausstellung
  • die Kassenidentifikationsnummer

auf dem Beleg vermerkt werden. Der Unternehmer ist verpflichtet, von diesem Beleg eine Kopie anzufertigen, respektive diesen elektronisch abzuspeichern sowie diesen für sieben Jahren aufzubewahren.

Als Ausnahmen von dieser Pflicht existieren einzig bestimmte Automaten, die sogenannte Kalte-Händeregelung, Feuerwehrfeste und ähnliche Gegebenheiten.

Signaturerstellung

Ab dem 01. Januar 2017 ist die Kasse ergänzend verpflichtet eine technische Sicherheitseinrichtung nach § 131b (2) einzurichten, damit keine nachträglichen Manipulationen möglich sind. Diese Sicherheitseinrichtung setzt sich aus einer Verkettung von Barumsätzen mittels einer elektronischen Signatur der Signaturerstellungseinheit zusammen.

Einzuhalten hierbei sind die folgenden Punkte:

  • die Kassenidentifikationsnummer
  • die Schnittstelle zur Sicherheitseinrichtung mit der Signaturerstellungseinheit sowie
  • der Verschlüsselungsalgorithmus

Hier muss jedes Unternehmen im Besitz eines gültigen Zertifikats sein.

Datenübertragung und Kontrolle bei der Registerkasse

Die Kontrolle seitens des Finanzamtes wird allem Anschein nach durch Insika-Meldungen passieren. Dies ist eine abgesicherte Verbindung, welche auf automatisierter Basis Transaktionsdetails über einen Smartcard-Schlüssel weitergibt. Derjenige, der die Prüfung vornimmt, kann anhand eines Codes überprüfen, ob es sich um einen echten und vollständigen Beleg handelt.

Entwickelt wurde der Insika-Standard in Deutschland. Es machen sich angepasste Kassensysteme erforderlich, die über Smartcard-Reader verfügen. Unternehmen stehen in der Pflicht die Belege per Registrierkasse anzubieten. Der Kunde selbst ist nicht verpflichtet, diese mitzunehmen.

Förderungen durch den Staat

Da für die Neuanschaffung der Registrierkassen in Österreich mit erheblichen Kosten für Unternehmen zu rechnen ist, wird diese durch den mit einem finanziellen Zuschuss von bis zu 200 Euro gefördert. Wer jedoch über ein bereits bestehendes System verfügt, welches an die Neuregelung angepasst werden muss, erhält keinen Zuschuss. Im Klartext bedeutet dies, dass jene Unternehmen, die bereits eine Kasse besitzen und diese um die Smartcards erweitern müssen, einige hunderte Euros dazu zahlen müssen, damit sie den aktuellen per Gesetz geregelten Pflichten nachkommen können.

Alle KMU, die erst ab sofort von der Registrierkassenpflicht in Österreich betroffen sind, können für die Neuanschaffung von mehreren hundert bis tausend Euro einen Zuschuss vom Staat erhalten. Empfehlenswert sind Web-Kassen-Systeme, die auch in Deutschland Insika-tauglich sind. Diese sind günstiger und tragen maßgeblich zur Erleichterung des Einstiegs bei.

Insgesamt kostet es die Unternehmen, auch wenn sie den Zuschuss des Staates nutzen können, einen nicht unerheblichen Betrag, um auf die neuen Kassen aufzurüsten.

Ausnahmeregelung für die Registrierungspflicht

Von der umgehenden Registrierungspflicht ausgenommen sind mobile Dienste. Dies können zum Beispiel Hausbesuche seitens eines Friseurs oder ähnliche Angebote sein. Für diese Dienstleistungen wird vor Ort keine Registrierkasse benötigt. Jedoch ist jener Dienstleister in der Pflicht, unmittelbar nach seiner Rückkehr in das Unternehmen den Umsatz an der heimischen Kassa einzugeben.

Höhere Grenze für die Registrierkassenpflicht

Geschäfte, die ihren Standort an öffentlichen Orten haben, besitzen eine höhere Grenze für die Pflicht der Führung von Registrierkassen. Sie benötigen diese erst ab einem Umsatz von 30.000 Euro direkt vor Ort. Steht also zum Beispiel eine Maronibrater oder Fiaker an einem öffentlichen Ort, ist er berechtigt auf eine Registrierkassa zu verzichten, sofern er einen Jahresumsatz von bis zu 30.000 Euro erzielt. Wird dieses Limit überschritten, haben die gleichen Regeln Gültigkeit wie für die nicht öffentlichen Grundstücke.

Vereine feiern Feste – wie sieht hier die Regelung aus?

Organisiert ein Verein eine Veranstaltung, die in der Hauptsache von dessen Mitgliedern selbst getragen wird, werden sie als kleines Unternehmen unterhalb der Grenze behandelt. Für die Finanzen sind die Vereine in diesem Fall dann nicht verpflichtet, eine Registrierkasse zu führen. Hier reichen ein Kassabuch und ein Kassasturz völlig aus. Größere Festlichkeiten von Vereinen, bei denen Personal zum Einsatz kommt, fallen hingegen unter die normale Registrierkassenpflicht und eine Registerkasse muss verpflichtend zum Einsatz kommen.

Eine genauere Definierung der Grenzen ist hier bislang noch nicht vorgenommen worden. Es ist jedoch damit zu rechnen, dass eine genaue Regelung erfolgen wird. Da kleinere Vereine im Großen und Ganzen meistens von der Umsatzsteuer befreit und der Gemeinnützigkeit dienen, trägt nicht zur Vereinfachung der Sache bei. Die Gastronomie will auf jeden Fall derartige Vorteile von vereinsmäßigen Mitbewerbern nicht akzeptieren.

Der aktuelle Stand der Registrierkassenpflicht in Österreich

Vorgesehen ist die Einführung der Registrierkassenpflicht in Österreich für den 01. Januar 2016. Sofern eine technische Umsetzung staatlicherseits bis zum Januar nicht möglich sein sollte, muss mit einer späteren Einführung dieser Verpflichtung gerechnet werden.

Allerdings ist zum gegenwärtigen Zeitpunkt davon auszugehen, dass die Ausschreibung relativ zeitnah erfolgen wird. Ein System, welches große Ähnlichkeiten mit dem Insika-System aufweist, wird mit Jahreswechsel zur Verfügung stehen.

Hier ist zu überlegen, ob man als Unternehmen die Anschaffung der Registerkasse nicht noch ins alte Geschäftsjahr (2015) zieht, um von Abschreibungen oder Leasingsonderzahlungen zu profitieren.

Quellen und weitere Informationen: